V súčasnosti nie je ničím nezvyčajným, keď nám príde po nákupe v obchode faktúre do e-mailu. Môžete ale rovnako poslať aj vy faktúru v elektronickej podobe vášmu klientovi? Sťahujú sa na elektronickú faktúru iné podmienky ako na faktúru v papierovej podobe? Poďme sa na túto tému pozrieť spolu bližšie.
Vystavovanie faktúr môže byť pre niekoho strašiakom, ale nemusí byť. Nie je na tom nič zložité. Nedávno sme sa venovali téme, čo všetko musí obsahovať faktúra vrátane toho, ako môžete vystaviť faktúru cez náš fakturačný systém. Je to hračka, ktorá vám zaberie pár desiatok sekúnd.
Neodbočujme ale od témy. Povedzme si najprv, čo musí obsahovať elektronická faktúra. Zákon o DPH kladie rovnaký dôraz na jej obsah ako pri bežnej papierovanej faktúre. Inými slovami, to čo je na papierovej faktúre, musí byť aj na elektronickej.
„Faktúrou je každý doklad alebo oznámenie, ktoré je vyhotovené v listinnej forme alebo elektronickej forme podľa tohto zákona alebo zákona platného v inom členskom štáte upravujúceho vyhotovenie faktúry“, uvádza zákon o DPH v § 71 v bode 1 a.
Prejdime teraz k formátu faktúry. Možno sa teraz pýtate, či faktúra musí byť vystavená v textovom dokumente, Exceli alebo v PDF či inom formáte. Odpoveď je, že zákon povoľuje vystaviť faktúru v akomkoľvek elektronickom formáte.
„Elektronickou faktúrou je faktúra, ktorá obsahuje údaje podľa § 74 a je vydaná a prijatá v akomkoľvek elektronickom formáte,..“, uvádza zákon o DPH v § 71 v bode 1 b.
Musí klient vždy akceptovať elektronickú faktúru?
Tu sa dostávame v problematike, či môžete klientovi vystaviť elektronickú faktúru a poslať mu ju. Krátka odpoveď znie, že áno. Ide o bežný styk s obchodnými partnermi, ktorý uľahčuje fungovanie každému. A to, ako vám, tak aj dlžníkovi. Je tam ale jedno ale, ktorým je, že s prijatím elektronickej faktúry musí váš klient súhlasiť. Inými slovami, faktúru v elektronickej podobe musí akceptovať.
„,..elektronickú faktúru možno vydať len so súhlasom príjemcu tovaru alebo služby.“, uvádza zákon o DPH v § 71 v bode 1 b.
Zákon ale bližšie nedefinuje, akú podobu má mať súhlas podobu. Za akceptovanie prijatia elektronickej faktúry sa môže pokladať potvrdenie, že faktúru klient prijal. Rovnako ale aj to, keď faktúru spracoval alebo uhradil. Dohoda medzi vami a klientom môže byť taktiež ústna.
Takto doručená faktúra a hoci aj v elektronickej podobe je plnohodnotným daňovým dokladom.
Čo ak klient neakceptoval elektronickú faktúru?
Ak klient nesúhlasí s tým, aby ste mu odoslali elektronickú faktúru, tak ju môžete následne odovzdať osobne alebo prostredníctvom pošty. Nezabudnite ale v takomto prípade, aby ste mali písomné potvrdenie, že ste faktúru odoslal alebo doručil vášmu klientovi.
Dovoľte nám v súvislosti s touto témou, dať vám do pozornosti článok, v ktorom sme sa venovali situácii, ako by ste mali postupovať, keď vám klient neuhradil faktúru včas.