V minulosti sme sa venovali téme, ako môžete vystaviť faktúru vrátane toho, čo všetko na faktúre musí byť. V súvislosti sa fakturovaním, sa môžete často stretnúť aj s pojmom „Zálohová faktúra“. Rozmýšľali ste ale niekedy nad tým, na čo slúži tento typ dokladu? Poďme sa na túto problematiku pozrieť spolu bližšie.
Na čo slúži zálohová faktúra?
V prvom rade je potrebné povedať, že nejde o daňový a ani účtovný doklad, keďže neobsahujú údaje podľa § 74 (Zákon č. 222/2004 Z. z. o dani z pridanej hodnoty). Zákon dokonca ani nijako nedefinuje, kedy dodávateľ služby či tovaru musí vystaviť zálohovú faktúru.
Možno sa teraz pýtate, prečo vlastne tento typ dokladu existuje? Odpoveď je jednoduchou. Predstavte si situáciu, že vyrábate nejaký tovar na zákazku a chcete mať istotu, že dostanete za tento tovar zaplatené, tak potom odberateľovi služby vystavíte zálohovú faktúru, aby uhradil časť platby (prípadne celú sumu) dopredu. Vyhnete sa tak napríklad problémom s cash flowom. Zálohové faktúry sú bežným dokladom, ak obchodujete napríklad s novým obchodným partnerom, ak váš dodávateľ neplatí faktúry včas, alebo keď potrebujete jednoducho peniaze na to, aby ste mohli zakúpiť materiál, aby ste mohli začať s výrobou výrobku, ktorý predávate.
„Zálohová faktúra najčastejšie slúži ako poistka, aby ste dostali za tovar alebo službu zaplatené.“
Ako má vyzerať zálohová faktúra?
Zákon nijako zvlášť nedefinuje, ako by mala zálohová faktúra vyzerať, no treba povedať, že je zvykom, že sú na nej uvedené údaje ako na faktúre. Ide o teda o základné informácie, ako sú napríklad údaje o dodávateľovi a príjemcovi tovaru alebo služby, číslo účtu, kam požadujete, aby bol uhradený preddavok vrátane dátumu dokedy (pozn. dátum dodania sa nemusí neuvádzať vzhľadom na to, že tovar nebol dodaný. Ak ho uvediete, tak by mal byť vyšší, ako dátum vystavenia dokladu), predmet fakturácie (napríklad: „Fakturujem vám zálohu za tovar XY“) a v neposlednom rade, by ste nemali zabudnúť na to, že na doklade by mala byť formulka, že nejde o daňový doklad a zároveň, ak vyčíslite aj DPH (DPH nemusíte ale vyčísliť vôbec), tak by ste mali upozorniť, že vyčíslenie má len informatívny charakter. Taktiež treba uviesť, že číselný rad zálohových faktúr nie je rovnaký ako v prípade ostrých faktúr. Zálohové faktúry môžete napríklad číslovať ako ZAL001, ZAL002, ZAL003,..
Potom, ako vám klient uhradí zálohovú faktúru, tak vy ste povinný najneskôr do 15 dní od prijatia platby mu vystaviť ostrú faktúru. Na faktúre by ste mali mať potom uvedenú formulku napríklad: „Neplatiť, faktúra bola uhradená zálohovou faktúrou ZAL001“. Túto formulku môžete vložiť do poznámky na faktúre.
V prípade, ak by vám klient neuhradil zálohovú faktúru, tak ju jednoducho môžete vymazať a odstrániť z evidencie. Alebo ju môžete viesť ako neuhradenú. Jednou z ďalších výhod zálohových faktúr je, že ich nemusíte v účtovníctve evidovať, no odporúča sa to pre váš lepší prehľad, čo a kedy ste vystavili. Do účtovníctva vstupuje až okamihom jej uhradenia.
Zálohové faktúry obľubujú hlavne platcovia DPH
Tento typ dokladu je vhodný vystavovať hlavne v situácii, keď ste platom DPH a to z dôvodu, že zo zálohových faktúr nemusíte odvádzať DPH, nie sú totiž daňovým dokladom. Daňová povinnosť vám vzniká ale dňom prijatia platby. Inými slovami, pokiaľ nie je zálohová faktúra uhradená, nemusíte z nej odviesť DPH. Akonáhle ju ale klient uhradí, a ste zároveň platcom DPH, tak ju musíte v zákonom stanovenej lehote odviesť.
„Ak je platba prijatá pred dodaním tovaru alebo služby, vzniká daňová povinnosť z prijatej platby dňom prijatia platby.“, píše sa v Zákone o DPH.
Upozorňujeme, že informácie vyššie majú len informatívny charakter a autor článku nezodpovedá za ich úplnosť a presnosť.